Steeds meer bedrijven gaan over op een digitale receptie. Het is een slimme manier om je bezoekersstroom te beheren, kan je personeelstekort oplossen én biedt meer veiligheid dan een geheel fysieke receptie. Wil je weten wat een virtuele receptie precies is, waarom het een goede zet is voor je organisatie en hoe je het moet inrichten? Je leest het allemaal in deze blog.
Wat is een virtuele receptie?
Iedereen heeft zich wel eens moeten aanmelden bij een fysieke receptie. Zodra je de deuren van de ingang betreedt, is dit het eerste waar je tegenaan loopt. Een vriendelijke baliemedewerker staat je direct te woord of je moet aansluiten in een rij. Een digitale receptie gaat er heel anders aan toe. Met een digitaal zelfregistratiesysteem, vaak in de vorm van een display, geven bezoekers aan dat ze aanwezig zijn voor hun afspraak en nemen vervolgens plaats in de wachtruimte. En dat allemaal zonder dat er een receptionist aan te pas moet komen.
De voordelen van het hebben van een digitale receptie
Overgaan op een digitale receptie kan op vele vlakken gunstig zijn voor je organisatie. Dit zijn de belangrijkste voordelen van het hebben van een virtuele receptie.
Minder personeel nodig
Een fysieke receptie vereist medewerkers. Een digitale receptie niet. Door over te gaan op een digitale manier van bezoekers aanmelden, kun je je personeel anders inzetten en de productiviteit binnen je organisatie verhogen. Alle routinematige processen worden geautomatiseerd en overgenomen door slimme software. Zo kunnen receptionisten zich focussen op het zijn van een gastheer of -vrouw en andere belangrijke taken oppakken binnen de organisatie.
Kostenbesparend
Minder personeel betekent ook minder kosten. Een digitale receptie minimaliseert niet alleen je arbeidskosten omdat er minder mensen aan de balie zitten, ook administratieve kosten zijn lager en je hoeft minder geld uit te geven aan druk- en papierwerk. Natuurlijk moet je wel investeren in het opzetten van displays en het onderhouden van de software, maar op lange termijn is een digitale receptie meer kostenbesparend dan een fysieke receptie.
Zeg gedag tegen lange wachtrijen
Niemand houdt van wachten. Vooral niet als je op bezoek bent bij een organisatie waar je snel en efficiënt geholpen wilt worden. Toch is de receptie vaak een plek waar lange wachtrijen ontstaan. En dat kan nogal wat frustratie opleveren bij bezoekers. Onnodig, want met een digitale receptie kunnen gasten zich snel en eenvoudig aanmelden zonder in een lange rij te moeten aansluiten. Overstappen naar deze vorm van registratie kan de bezoekerservaring en klanttevredenheid sterk verbeteren.
Bezoekersgegevens zijn altijd veilig
Heb je een afspraak bij een zonnebankstudio? Dan zul je als bezoeker hooguit je naam moeten verstrekken. Maar bij sommige organisaties is dat anders, denk aan zorgstellingen. Als bezoeker wil je liever niet je privacygevoelige informatie delen in een ruimte waar iedereen je hoort. Dit is waar een digitale receptie bij kan helpen. Als bezoeker kun je al je informatie digitaal doorgeven zonder je zorgen te maken om meeluisterende mensen. Daarnaast is er bij virtuele receptie geen ruimte voor menselijke fouten – gegevens worden altijd op de juiste manier behandeld en veilig opgeslagen. En deze vorm van bezoekersregistratie helpt ook bij het beperken van toegankelijkheid tot persoonlijke gegevens. De informatie van bezoekers wordt automatisch opgeslagen zonder dat er een medewerker tussenkomt.
Jouw digitale receptie inrichten met PiM
Wil jij ook een positieve bezoekerservaring creëren binnen je organisatie en privacy problemen verminderen die kunnen optreden bij een fysieke receptiebalie? Dan kun je een digitale receptie inrichten met PiM. Met de PiM-app kunnen bezoekers zich snel, eenvoudig en efficiënt aanmelden. Omdat alle gegevens van je gasten al in de PiM-app geverifieerd zijn, hoeven ze alleen nog een simpele QR-code te scannen om zichzelf te registreren. Ga voor gemak en ontdek hoe PiM jouw organisatie kan helpen.
