Het versturen van zakelijke bestanden. Dit gebeurt dagelijks vaak op de werkvloer. Maar het kan een uitdaging zijn. Want komen deze bestanden wel goed aan? En gebeurt dit allemaal wel veilig? Vooral dat laatste is belangrijk. Waarom dat is en hoe je dit doet? Lees het in deze blog.
Waarom is het belangrijk om veilig bestanden te versturen?
Verstuur je documenten met persoonsgegevens of andere belangrijke, gevoelige informatie? Dan is het belangrijk om dit veilig te delen. Je wilt niet dat gevoelige informatie zomaar op straat ligt. Dus, gebruik je hier nog gewone e-mail voor? Doe dit niet! (Zakelijke) bestanden versturen via gewone e-mail is niet verstandig. Standaard e-mail is namelijk makkelijk te hacken en daarom onveilig. Niet handig voor het versturen van privacygevoelige bestanden.
Daarnaast heb je ook te maken met de AVG-wetgeving, waardoor individuen meer privacyrechten hebben. Als organisatie heb je dus een grote verantwoordelijkheid om secuur om te gaan met persoonsgegevens. En daarom is het belangrijk om goed te kijken of jouw organisatie bestanden veilig verstuurt.
Hoe verstuur je bestanden veilig?
Maar hoe verstuur je bestanden veilig en AVG-proof? Daarvoor zijn websites of apps met tweefactorauthenticatie handig. Je account en de verzonden bestanden zijn daardoor extra beveiligd. Voorbeelden van zo’n website zijn SecuDoc en Stiply. Je gebruikt de PiM-app van KPN om gemakkelijk en veilig je identiteit te verifiëren tijdens het inloggen. Dit doe je door een QR-code te scannen.
Samen zorgen SecuDoc en Stiply in combinatie met PiM er dus voor dat je er zeker van bent wie het bestand verstuurd en dat de juiste persoon het bestand ontvangt. Online is het gemakkelijk om je voor te doen als iemand anders, maar met deze identiteitsverificatie ga je dit probleem uit de weg. De persoon geeft simpelweg toestemming door de code te scannen in de app. Op die manier verleen je iemand zorgeloos toegang tot een document. Of kan diegene het document ondertekenen. De PiM app is ontwikkeld door KPN, dus over betrouwbaarheid en veiligheid hoef je zeker niet te twijfelen.
Niet alleen veilig, maar ook eenvoudig, snel en goedkoop
Misschien klinkt het nu alsof (grote) bestanden veilig versturen een enorme klus is. Dat valt wel mee. Via SecuDoc en Stiply in combinatie met PiM gaat het eenvoudig en snel. De PiM-app hebben we zo eenvoudig mogelijk gemaakt en spreekt voor zich. Je hoeft bijvoorbeeld geen ingewikkelde en verschillende wachtwoorden te onthouden. Je laat altijd op dezelfde manier weten dat jij het bent. Het verifiëren en het versturen of ontvangen van de bestanden is daardoor binnen een paar minuten gedaan. Zet ondertussen een kopje koffie en voor je het weet kan je verder met andere werkzaamheden.
Daarnaast levert het toevoegen van PiM op het platform SecuDoc een kostenvoordeel op. Het gebruik van SMS-diensten, zoals als tweefactorauthenticatie, kan prijzig zijn. Elke SMS kost namelijk geld. Bij PiM zijn er meerdere pakketten beschikbaar als oplossing voor veilig bestanden versturen. Meer weten? Neem contact met ons op voor een DEMO via https://pim.app/zakelijk/demo-gesprek-aanvragen/
